Catering on yksi tärkeimmistä osatekijöistä onnistuneen tapahtuman järjestämisessä. Miksi? Koska kaikki muistavat ruoan hyvässä tai huonossa mielessä. Tuoreiden ja laadukkaiden raaka-aineiden tarjoilu on asia, jota vieraasi arvostavat ja josta jokainen vieras pitää. Tämän vuoksi oikean catering-kumppanin löytäminen on välttämätöntä.
Jos suunnittelet jo seuraavaa tilaisuutta, tässä on muutama hyvä vinkki.
Ruoka- ja juomavalikoima
Jotta tapahtuma sujuisi onnistuneesti, tulee menukokonaisuuden miellyttää vaativimpiakin makuja. Siksi on hyvä varata laaja valikoima makuja tarjolle.
On hyvä huomioida niin sekasyöjille kuin kasvissyöjille erilaisia vaihtoehtoja tarjolle, jotta kukaan ei joutuisi pettymään valikoimaan. Juomat kannattaa myös valita niin, että se tukee tilaisuuden haluttua viestiä.
- Cocktail-tilaisuudessa suositeltavaa on varata vähintään 3 eri lajia, mutta suosittelen itse kokemuksesta viittä (5) erilaista lajia. Näin vieraille pystytään tarjoamaan enemmän kuin yhtä hänelle sopivaa lajia tarjoiluja. Lisäksi voidaan tarjota myös paria erilaista makeata vaihtoehtoa.
- Illan buffettilaisuuksissa kuten esim. syntymäpäivät tai yritysjuhlat suositellaan ruokaa varattavan 400g + leipä ja jälkiruoka.
Palveluasiat
Tilaajana sinun tehtäväsi on varmistaa, että catering sujuu mutkattomasti ja viimeinen asia, mitä haluat, on viettää koko aika ruokien koordinoimisen, tarjoilun tai sen jälkeisen siivoamisen parissa – se on katastrofin resepti. Catering-yrityksen palkkaaminen on aina parempi vaihtoehto tapahtuman suunnittelussa.
Paikan päällä oleva keittiötiimi huolehtii ruokatarjoilun riittävyydestä sekä tarjoilupöydän siististä esille laitosta koko illan ajan. Tilaisuuden tarjoilijat sekä muu tarjoiluhenkilökunta varmistavat, että kaikki vieraat viihtyvät sekä tilaisuuden jälkeen tarjoilun osalta tila on jälleen moitteettomassa kunnossa.
Tärkeätä on mitoittaa henkilökuntatarve oikein. Henkilökunnan alimitoituksesta kärsivät kaikki, niin vieraat, yritys itsessään, tilaisuuden tilaaja kuin cateringyrityskin. Näin kaikki, myös sinä, pääset nauttimaan tapahtumasta huolehtimatta kaikista tylsistä yksityiskohdista ja tehtävistä.
- Yksi tarjoilija pystyy vastaamaan 15 vieraasta
- Kaksi tarjoilijaa riittänee 15 – 50 vieraaseen
- 100 vieraan tilaisuuteen suosittelen 4 tarjoilijaa
- 1 baarimikko pystyy vastaamaan 50 vieraan cocktailjuomatoiveista
- 1 kokki pärjää alle 100hlö tilaisuuden, mutta siitä ylöspäin on hyvä varata 2 kokkia
Mitoitus voi tuntua yllättäen suureltakin, mutta tilaisuudessa henkilökunta tekee muutakin kuin vain kerää likaisia astioita. Henkilökunnalla on suuri rooli siinä, miten vieraat tulee kohdatuksi sekä millaisen muistijäljen tilaisuus vieraaseen jättää.
Tee oikea vaikutelma
Kun tapahtuma järjestetään, se jättää pysyvän muistijäljen vieraisiisi. Tilaisuuden yksi tärkeimmistä tehtävistä on saada vieras tuntemaan itsensä tärkeäksi, olipa kyseessä sitten yritystapahtuma, syntymäpäivä, häät tai jokin muu.
On hyvä miettiä kysymystä ”miksi tilaisuus järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa”. Tapahtuman punainen lanka voi löytyä esim. yrityksen brändi-ilmeestä, jota voidaan kopioida tapahtumailmeeseen.
Ammattitaito ja yksityiskohtien huomiointi, jonka saat hyvämaineisen cateringyrityksen kanssa, on asia, joka loistaa ja jää osallistujien mieleen vielä pitkään tilaisuuden jälkeenkin.
Jos olet lukenut tämän vinkkilistan lävitse ja uskot, että tapahtuman järjestäminen yksin saattaa olla liikaa, niin miksi et ottaisi yhteyttä meihin? Poreen poppoo auttaa mielellään 20 vuoden kokemuksella alalta.